Il progetto è articolato su tre livelli di intervento, metodologicamente omogenei sulla base di criteri condivisi:
- il censimento degli archivi, per il quale è stata utilizzata una scheda strutturata sui campi della banca dati Siusa. Il lavoro che è stato realizzato dalle Soprintendenze, ha permesso di delineare per la prima volta il quadro complesso ed articolato della storia delle istituzioni manicomiali in Italia e dei loro archivi.
- il riordinamento ed inventariazione della documentazione. Gli inventari realizzati sono disponibili in rete attraverso link predisposti nelle schede relative allo specifico ospedale psichiatrico, ovvero attraverso la consultazione della sezione Inventari on line del sito.
- la formazione di una banca dati delle cartelle cliniche mirata alla rilevazione dei dati anagrafici e socio-sanitari dei ricoverati attraverso il programma informatico ArcanaMente appositamente realizzato dalla Direzione generale archivi per garantire una rilevazione dei dati omogenea attraverso l'adozione di regole di schedatura rigorose.
Il progetto è stato finanziato con fondi del MIBACT e con fondi Otto per mille Irpef a diretta gestione statale accordati dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri. In adesione al progetto nazionale, alcuni interventi sono stati finanziati con fondi propri dai soggetti detentori degli archivi o di altre istituzioni pubbliche.