Il censimento degli archivi di personalità della cultura in Toscana tra '800 e '900 è un progetto nato dalla convergenza della volontà della Regione Toscana, della Soprintendenza archivistica e bibliografica della Toscana, della Direzione Generale Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, delle università toscane e di un cospicuo numero di istituti culturali di rendere di pubblico dominio il frutto di un lavoro pluriennale di raccolta di dati e informazioni su una precisa tipologia di archivi, quelli delle persone fisiche.

L'intervento mira a realizzare schede di fondi di personalità che non costituiscano semplicemente una comunicazione generica dell'esistenza di un fondo, ma che forniscano già un quadro il più possibile completo e dettagliato di ciò che si è conservato, ovviamente nei limiti di una guida generale, e degli strumenti di corredo e bibliografici a disposizione.
Inoltre, per facilitare la leggibilità dei fondi e per aiutare gli studiosi che non conoscono le biografie delle molte centinaia di personalità censite, si è aggiunta una scheda biografica ed una descrizione della storia archivistica del fondo.

Il censimento è un intervento estremamente complesso e di lungo periodo, iniziato ormai da più di dieci anni e che ha portato, nel corso del tempo, alla pubblicazione di due guide territoriali: quella dell'area fiorentina e quella della provincia di Pisa, oltre che alla creazione di una banca dati, ancora incompleta ma comunque estesa, che comprende una parte delle schede relative alle altre province di Firenze, Grosseto, Livorno, Pisa.
Rispetto agli anni in cui l'iniziativa è partita si è però sviluppata e consolidata la prassi di utilizzare pienamente le potenzialità offerte da Internet, che offre ampie possibilità di ricerca e aggiornamento. Un esempio lampante è dato dalla guida fiorentina: la pubblicazione, del 1996, è la fotografia di un quadro in parte superato e parziale, dato il rilevante numero di nuovi fondi archivistici nel frattempo acquisiti da istituti culturali e da privati; analoga considerazione si può fare anche per la guida pisana.

Da qui l'esigenza di costruire una banca dati aggiornata ed aggiornabile che permetta continuamente di avere un quadro reale della situazione e, nello stesso tempo, di mettere a disposizione di un più vasto pubblico i risultati dell'indagine in corso. Da qui la decisione di aderire al progetto nazionale SIUSA, già da alcuni anni rodato per gli archivi vigilati dalle soprintendenze archivistiche regionali, senza rinunciare alle pubblicazioni a stampa, che mantengono una loro funzione insostituibile.
La banca dati verrà continuamente aggiornata, sia mettendo in rete i fondi già da tempo censiti, sia quelli che, nel corso del tempo, verranno individuati e schedati.

Guide pubblicate:

Guida agli archivi delle personalità della cultura in Toscana tra '800 e '900. L'area fiorentina, a cura di Emilio Capannelli e Elisabetta Insabato, Firenze, Olschki, 1996;

Guida agli archivi delle personalità della cultura in Toscana tra '800 e '900. L'area pisana, a cura di Emilio Capannelli e Elisabetta Insabato, coordinamento di Romano Paolo Coppini, Firenze, Olschki, 2000.