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SIUSA prevede la possibilità di ricercare le descrizioni di:

complessi archivistici, soggetti produttori e soggetti conservatori.

Per complessi archivistici si intendono i raggruppamenti organici di documentazione a diversi livelli (complesso di fondi, fondi, serie, sottoserie). L'indagine può essere avviata attraverso due opzioni di ricerca guidata:

• indice dei fondi, relativa a complessi documentari identificabili come complessi di fondi, fondi, collezioni o raccolte;
• indice di tutti i complessi, relativa a complessi archivistici di ogni livello: dai complessi di fondi, ai fondi, alle eventuali sezioni, alle serie, sottoserie e così via, a seconda della specifica articolazione della struttura degli archivi.

La ricerca può essere svolta anche per tipologie documentarie, delle quali viene offerta una sintetica descrizione generale e dalle quali si può risalire alle descrizioni dei relativi complessi archivistici presenti nel sistema.

Con l'opzione strumenti di ricerca è possibile accedere all'elenco alfabetico di tutti gli inventari e le guide citati nelle schede delle banche dati.

I soggetti produttori sono le istituzioni ed enti, persone e famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto, accumulato, conservato e usato la documentazione archivistica descritta.
L'indagine può essere avviata attraverso tre opzioni di ricerca guidata:

• enti;
• persone;
• famiglie.

Si precisa che l'indice di ciascuna tipologia di soggetti produttori si visualizza come lista di intestazioni di autorità dei soggetti stessi e pertanto può presentare, per lo stesso soggetto, anche più intestazioni di autorità, ciascuna presente singolarmente nell'indice e collegata al medesimo record descrittivo. Le intestazioni di autorità sono compilate secondo le norme stabilite dal SIUSA e comprendono obbligatoriamente una denominazione ed una data, più elementi facoltativi specifici di ogni tipologia di soggetto.

Con riferimento ai soggetti produttori costituiscono significative chiavi di ricerca, dalle quali si può risalire alle descrizioni dei relativi soggetti presenti nel sistema informativo, le informazioni di carattere generale per:

• i contesti storico istituzionali all'interno dei quali essi hanno operato;
• i profili istituzionali generali contenenti notizie comuni alle istituzioni riconducibili a una singola tipologia (ad es. Comuni, enti comunali di assistenza, istituzioni scolastiche);
• gli ambiti territoriali interessati dall'attività dei soggetti che hanno prodotto la documentazione.

I soggetti conservatori sono gli enti - pubblici e privati - le persone e famiglie che conservano e rendono consultabili gli archivi descritti
L'indagine può essere avviata attraverso varie opzioni di ricerca guidata:

• per indice generale;
• per regione di appartenenza;
• per tipologia.

E' possibile estendere la ricerca a tutte le banche dati del sistema, utilizzando l'opzione Cerca anche nei progetti.