SIUSA adotta il sistema di rappresentazione degli archivi che, facendo riferimento agli standard internazionali di descrizione archivistica ISAD (G), ISAAR (CPF) e ISDIAH, prevede descrizioni separate, ma tra loro correlate, dei complessi archivistici e dei loro soggetti produttori e conservatori, arricchite di descrizioni di strumenti di ricerca, tipologie documentarie, contesti storico-istituzionali, profili istituzionali, ambiti territoriali.
Il portale SIUSA - Gli archivi della Lombardia è parte integrante di tale Sistema Informativo e costituisce un punto di accesso primario per una ricerca ad ampio raggio nel cospicuo patrimonio archivistico non statale, sia pubblico che privato, conservato nel territorio regionale.
La Soprintendenza archivistica per la Lombardia (dal 2016 Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia) sin dal 2004 ha collaborato allo sviluppo del Sistema SIUSA con la partecipazione al gruppo di lavoro nazionale e attraverso le attività di test.
I dati e le informazioni contenute in SIUSA - Gli archivi della Lombardia sono il frutto dell'attività svolta dalla Soprintendenza fin dalla seconda metà anni '80 del secolo scorso; significativa tra l'altro la collaborazione con Regione Lombardia, con la quale, dopo la promulgazione della legge regionale 81/1985 "Norme in materia di biblioteche e archivi storici di enti locali o di interesse locale", la Soprintendenza ha potuto realizzare numerosi progetti di ricognizione, censimento e inventariazione di archivi.
Il progetto nazionale "Anagrafe informatizzata degli archivi italiani" ha ulteriormente arricchito negli anni '90 il già cospicuo patrimonio informativo disponibile sugli archivi lombardi, patrimonio che ha costituito la base di partenza di SIUSA.
Il popolamento di SIUSA con i dati lombardi è iniziato nel 2004, con l'adeguamento dei dati di "Anagrafe", con le notizie ricavate dai fascicoli della Soprintendenza e con i risultati dei nuovi progetti di censimento ed inventariazione via via realizzati con l'apporto di collaboratori esterni ed in collaborazione con Regione Lombardia e diversi altri soggetti.
In particolare si segnalano le descrizioni di:
- archivi di enti locali e parrocchie di diverse province (quali Como, Cremona, Pavia, Sondrio, Milano, Bergamo);
- archivi delle Amministrazioni provinciali, in connessione ad uno specifico censimento;
- archivi privati dichiarati di interesse culturale;
- archivi d'impresa, grazie alla collaborazione con il Centro per la cultura di impresa di Milano che ha fornito dati di censimento relativi alle province di Cremona e Lodi (2005) e successivamente grazie ad aggiornamenti e nuove schede redatti da diversi soggetti in connessione con il portale degli Archivi d'impresa del Sistema Archivistico Nazionale (SAN);
- archivi dei cessati Ospedali psichiatrici e di altri istituti neurologici, in connessione ad uno specifico censimento; i dati sono raggiungibili anche dal portale "Carte da legare";
- "Archivi della moda del novecento", in connessione ad uno specifico censimento ed al portale degli Archivi della Moda del Sistema Archivistico Nazionale (SAN), settore per il quale Milano rappresenta una delle capitali a livello internazionale;
- "Archivi della musica", in connessione con il portale degli Archivi della Musica del Sistema Archivistico Nazionale (SAN);
- archivi dell'architettura contemporanea, attraverso il recupero dei dati relativi ai Soggetti produttori, ai fondi e alla bibliografia contenuti nel volume Gli archivi di architettura in Lombardia. Censimento delle fonti, a cura di G.L. Ciagà, CASVA - Centro di Alti Studi sulle Arti Visive, con la collaborazione della Soprintendenza archivistica della Lombardia e del Politecnico di Milano, Milano, 2003, e con aggiornamenti successivi, connessi in particolare al rinnovo del censimento ed alla pubblicazione del volume Gli archivi di architettura design e grafica in Lombardia. Censimento delle fonti, a cura di G. L. Ciagà, CASVA - Centro di Alti Studi sulle Arti Visive, con la collaborazione della Soprintendenza archivistica della Lombardia e del Politecnico di Milano, Milano, 2012, ed in connessione con il portale degli Archivi degli Architetti del Sistema Archivistico Nazionale (SAN).
