Estremi cronologici: 1486 - 2003
Consistenza: Unità 2151: bb. 1117, regg. 838, volumi 56, scatoloni 140
Storia archivistica: L'archivio storico comunale di Montecarotto è attualmente conservato, insieme a quello di deposito e parte del corrente, in due ambienti al piano seminterrato della sede municipale, nella stanza dell'ex protocollista adiacente alla sala del consiglio, nell'ufficio anagrafe e nei sotterranei dell'ex Convento di San Francesco.
La documentazione, fino al 1994, era conservata in una stanza al primo piano del palazzo comunale ed era riposto in scansie lignee. Successivamente fu spostato, dall'allora responsabile dell'ufficio protocollo e archivio Attilio Brega, in una stanza al piano seminterrato e riposto su scaffalature metalliche. Nel 2005, grazie ai finanziamenti ottenuti per il restauro della sede comunale che era stata danneggiata con il terremoto del 1997, la documentazione fu inscatolata e provvisoriamente trasferita in parte nella scuola media (piazza della Vittoria n. 1) e in parte nei sotterranei dell'ex Convento di San Francesco, attualmente sede del Centro residenziale per anziani (via San Francesco). Nel 2009 fu in gran parte risistemato nella stanza a piano terra a destra delle scale della sede del Comune. Tra il 2012 e il 2013, in altri locali attigui, a sinistra delle scale, fu riportata una parte del materiale che era nell'ex Convento di San Francesco e furono aggiunti i documenti relativi alla contabilità, all'anagrafe e provenienti da diversi uffici comunali.
Il fondo è stato descritto in un primo elenco del 1962, in uno del 1967, fatto dal funzionario dell'Archivio di Stato di Ancona Alessandro Mordenti, e in un inventario parziale e sommario del 2001, redatto dall'archivista Alessandra Cesanelli.
Nel 2016 il Comune di Montecarotto è stato compreso nelle attività di censimento di archivi di enti pubblici realizzato dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Umbria e delle Marche con finanziamento della Direzione generale archivi e affidato all'archivista Massimo Locci. Nel corso del sopralluogo del 28 novembre 2016 è emerso che, a causa delle successive movimentazioni della documentazione avvenute in tempi diversi e senza alcun evidente criterio di organizzazione programmatica, l'archivio si configura come un'aggregazione composta da una considerevole quantità di unità (fascicoli, registri e carte sciolte), condizionati in buste apparentemente sistemate ma senza alcun rispetto dell'ordinamento per fondi e serie. I diversi spostamenti hanno anche reso inutilizzabili i riferimenti topografici rilevati nell'inventariazione del 1967 da Mordenti e la numerazione provvisoria assegnata con l'inventariazione di Cesanelli nel 2001. Inoltre si sottolinea il fatto che parte della documentazione del fondo comunale, come pure dell'Ente comunale di assistenza e dell'Ufficio di conciliazione, si trova ancora in condizioni di conservazione assolutamente precarie in scatoloni riposti nei locali sotterranei del complesso dell'ex Convento di San Francesco.
Nel 2016 il Comune di Montecarotto è stato compreso nelle attività di censimento di archivi di enti pubblici realizzato dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Umbria e delle Marche con finanziamento della Direzione generale archivi e affidato all'archivista Massimo Locci. Nel corso del sopralluogo del 28 novembre 2016 è emerso che, a causa delle successive movimentazioni della documentazione avvenute in tempi diversi e senza alcun evidente criterio di organizzazione programmatica, l'archivio si configura come un'aggregazione composta da una considerevole quantità di unità (fascicoli, registri e carte sciolte), condizionati in buste apparentemente sistemate ma senza alcun rispetto dell'ordinamento per fondi e serie. I diversi spostamenti hanno anche reso inutilizzabili i riferimenti topografici rilevati nell'inventariazione del 1967 da Mordenti e la numerazione provvisoria assegnata con l'inventariazione di Cesanelli nel 2001. Inoltre si sottolinea il fatto che parte della documentazione del fondo comunale, come pure dell'Ente comunale di assistenza e dell'Ufficio di conciliazione, si trova ancora in condizioni di conservazione assolutamente precarie in scatoloni riposti nei locali sotterranei del complesso dell'ex Convento di San Francesco.
Descrizione: L'archivio è composto da registri e da carte sciolte o raccolte in fascicoli conservati senza alcun evidente criterio di ordinamento archivistico. A seguito della ristrutturazione dell'attuale sede la documentazione è stata messa sugli scaffali, in gran parte, in ordine cronologico.
Nei singoli depositi è stato rilevato quanto di seguito descritto.
Deposito comunale propriamente destinato alla conservazione dell'archivio storico:
1) Preunitario, bb. 215 e regg. 8, 1486-1859. Si compone del cosiddetto fondo diplomatico, instrumenti, registri dei consigli, atti e corrispondenza classificata, raccolte di editti e bandi.
2) Repubblica romana. Nell'inventario del 2001 sono state individuate 40 unità archivistiche relative a questo periodo; attualmente la documentazione prodotta tra il 1798-1799 è condizionata, senza soluzione di continuità, in buste (incluse nel conteggio generale del preunitario) contenenti anche documentazione di altro periodo.
3) Postunitario, 1860-2003. Si compone di atti e corrispondenza classificata e materiale relativo ai lavori pubblici (bb. 681); registri delle deliberazioni della giunta comunale 1906-1955 (regg. 10); registri delle deliberazioni del consiglio comunale 1861-1955 (regg. 30); registri delle deliberazioni del consiglio e della giunta comunali 1956-1992 (regg. 159); registri delle deliberazioni del podestà 1929-1947 (regg. 5); registri diversi (regg. 15); registri degli stipendiati del Comune (regg. 18); registri contabili 1861-1997: consuntivi, mastri, verbali di chiusura esercizio finanziario (regg. 313); mandati e reversali 1950-1980 (bb. 184); registri di protocollo della corrispondenza 1907-1989 (regg. 43); catasti 1543-1933 (b. 1, regg. 21).
4) Miscellanea Travaglia. Si tratta di un'aggregazione composta con materiali diversi selezionati per argomento dall'archivio comunale e dai fondi aggregati (bb. 33).
Stanza dell'ex archivista (in totale 25 unità di condizionamento tra buste e registri):
1) Contratti stipulati dal Comune con terzi, 1888-1967 (voll. 18).
2) Contratti loculi cimitero, 1928-1962 (voll. 4)
3) Raccolta della documentazione più antica inclusa nell'inventario del 1967 relativa a chiesa collegiata, diritto di patronato, bolle pontificie, svincolo dei beni in favore della Comunità di Montecarotto, corrispondenza, dal sec. XIV (bb. 3). Parte della documentazione è in pessimo stato di conservazione.
Ufficio anagrafe (250 unità di condizionamento tra volumi e registri):
1) Registri della popolazione, 1866-1909 (regg. 12).
2) Indici dei registri della popolazione, 1866-1899 (regg. 3).
3) Fogli di famiglia, 1909-1960 (voll. 34, sono inclusi i registri di emigrazione).
4) Registri dei ruoli matricolari della leva, 1882-1985 (regg. 102).
5) Liste di leva, 1911-1995 (regg. 98).
6) Registri dei renitenti, 1942-2005 (reg. 1).
Ex Convento di San Francesco (totale 140 scatoloni):
1) Corrispondenza classificata, 1972-2003.
2) Registri di protocollo della corrispondenza, 1966-2003.
3) Documentazione dell'ufficio elettorale, 1950-1993.
4) Censimenti, 1940, 1951, 1961.
5) Atti demografici, 1991-1993.
6) Documentazione dell'ufficio anagrafe e leva, 1941-1985.
7) Documentazione relativa al Centro residenziale anziani-CRA, corrispondenza relativa all'Asilo nido, documentazione dei tributi e ICIAP, ex dazio, spedalità, elenco poveri e giudice popolare.
4) Miscellanea Travaglia. Si tratta di un'aggregazione composta con materiali diversi selezionati per argomento dall'archivio comunale e dai fondi aggregati (bb. 33).
Stanza dell'ex archivista (in totale 25 unità di condizionamento tra buste e registri):
1) Contratti stipulati dal Comune con terzi, 1888-1967 (voll. 18).
2) Contratti loculi cimitero, 1928-1962 (voll. 4)
3) Raccolta della documentazione più antica inclusa nell'inventario del 1967 relativa a chiesa collegiata, diritto di patronato, bolle pontificie, svincolo dei beni in favore della Comunità di Montecarotto, corrispondenza, dal sec. XIV (bb. 3). Parte della documentazione è in pessimo stato di conservazione.
Ufficio anagrafe (250 unità di condizionamento tra volumi e registri):
1) Registri della popolazione, 1866-1909 (regg. 12).
2) Indici dei registri della popolazione, 1866-1899 (regg. 3).
3) Fogli di famiglia, 1909-1960 (voll. 34, sono inclusi i registri di emigrazione).
4) Registri dei ruoli matricolari della leva, 1882-1985 (regg. 102).
5) Liste di leva, 1911-1995 (regg. 98).
6) Registri dei renitenti, 1942-2005 (reg. 1).
Ex Convento di San Francesco (totale 140 scatoloni):
1) Corrispondenza classificata, 1972-2003.
2) Registri di protocollo della corrispondenza, 1966-2003.
3) Documentazione dell'ufficio elettorale, 1950-1993.
4) Censimenti, 1940, 1951, 1961.
5) Atti demografici, 1991-1993.
6) Documentazione dell'ufficio anagrafe e leva, 1941-1985.
7) Documentazione relativa al Centro residenziale anziani-CRA, corrispondenza relativa all'Asilo nido, documentazione dei tributi e ICIAP, ex dazio, spedalità, elenco poveri e giudice popolare.
Strumenti di ricerca:
Comune di Monotecarotto. Inventario generale delle carte, documenti, titoli, ecc., esistenti nell'archivio comunale, 1962
Alessandro Mordenti, Comune di Montecarotto. Inventario sommario, 1967
Alessandra Cesanelli, Comune di Montecarotto. Inventario sommario, 2001
La documentazione è stata prodotta da:
Comune di Montecarotto
La documentazione è conservata da:
Comune di Montecarotto
Redazione e revisione:
Locci Massimo, 2016/11/28, prima redazione
Santolamazza Rossella, 2017/01/18, supervisione della scheda
Modalità di consultazione:
a richiesta
