Comune di Umbertide

Nel 1822 si rese necessario ampliare l'ambiente che ospitava l'archivio.
Nel 1843 la documentazione fu trasferita nella nuova sede municipale, che è poi quella attuale, e sistemata al terzo piano dell'edificio; archivista incaricato fu Giovanbattista Burelli, già segretario comunitativo di Fratta.
In epoca postunitaria, la retta conservazione delle scritture prodotte nel corso dei secoli dalla Comunità, la necessità di riordinare la documentazione e di elaborare uno strumento di corredo dell'archivio costituivano questioni complesse che la nuova amministrazione municipale si trovò ad affrontare.
Risale al 1862 una circolare inviata dal prefetto dell'Umbria, Luigi Tanari, ai sindaci dei comuni del circondario di Perugia, sulla formazione degli inventari dei beni comunali, fra cui anche quelli degli archivi, nonché sulla tenuta degli archivi medesimi.
Nella seduta del 22 aprile 1866 il consiglio, su sollecitazione della Prefettura, all'unanimità prese atto della necessità di riordinare l'archivio, essendo questo uno degli obblighi, cui i comuni e le province dovevano ottemperare, contenuti nella normativa riguardante l'unificazione amministrativa del Regno.
Un nuovo impulso alla soluzione del problema del riordinamento dell'archivio comunale si ebbe nel 1893. L'esame delle risoluzioni consiliari e del carteggio amministrativo non hanno chiarito perché, a fronte degli impegni formali assunti dall'amministrazione comunale, l'obiettivo prefissato, di fatto, non si realizzò. Così, ancora nel 1898, il sindaco comunicava al prefetto che "Fra due o tre mesi verrà eseguito il riordinamento di questo Archivio Comunale e subito dopo verrà dato categorico riscontro alla pregiata Nota della S.V."
Per le successive notizie sullo stato dell'archivio bisogna attendere il 1944: l'archivio comunale, infatti, subì danni in occasione del bombardamento, ad opera delle truppe alleate, che colpì Umbertide il 25 aprile di quell'anno.
Dopo il secondo conflitto mondiale, la situazione generale dell'archivio andò gradatamente migliorando, specie sotto il profilo della conservazione delle carte, le quali furono sistemate in locali di deposito sufficientemente adatti.
Tuttavia, ancora nel 1959, Giuseppe Briziarelli, nel proprio lavoro su Umbertide, lamentava lo stato di generale disordine della documentazione comunale. Fu forse grazie a questo ennesimo richiamo alle non buone condizioni dell'archivio e ad una pubblicazione del 1957 sugli archivi dell'Umbria, curata dalla allora Soprintendenza archivistica per il Lazio l'Umbria e le Marche, che ebbe inizio un primo riordinamento del complesso archivistico umbertidese.
A partire dagli anni Settanta fu poi effettuata una prima schedatura dei pezzi archivistici, condotta da un ricercatore locale.
I lavori di ristrutturazione della residenza municipale, eseguiti nel 1981, resero necessario il trasferimento dell'archivio in una sede temporanea, in via Leopoldo Grilli, al civico 63; operazione condotta con il coordinamento della Soprintendenza archivistica per l'Umbria, nella persona di Mario Squadroni.
Con l'ultimo trasferimento in ordine temporale, effettuato nel 1985, l'archivio fu sistemato nella sede attuale, presso i locali del Centro socio-culturale di San Francesco; in alcuni locali adiacenti a quelli dell'archivio era ed è tuttora ospitata la biblioteca comunale presso la quale, negli orari di apertura, è possibile consultare la documentazione. I locali risultavano asciutti e ben aerati, dotati delle garanzie minime per la conservazione e la sicurezza; mancavano, infatti, solo gli avvisatori di fumo e le porte antincendio. Contestualmente al trasferimento e prima del riordinamento generale, si provvide allo scarto degli atti inutili, selezionati sulla base del massimario di scarto e previa autorizzazione della Soprintendenza.
Poterono iniziare, quindi, le operazioni di schedatura dei pezzi che compongono il complesso archivistico considerato a cura di Olita Franceschini, funzionaria della Soprintendenza, la quale, dall'ottobre del 1990 fino al 2004, inventariò tutto l'archivio, giungendo, per il postunitario, fino all'anno 1955.
Il lavoro è stato completato nel 2006 dall'archivista Vittorio Angeletti, con il coordinamento scientifico di un'altra funzionaria della Soprintendenza, Francesca Ciacci. In tale occasione si è provveduto anche al riversamento degli inventari redatti nel software Sesamo 4.1.
Gli inventari sono stati poi pubblicati on line nell'ambito del progetto regionale umbro .DOC e sono visualizzabili nel SIUSA a partire dalla scheda strumento di ricerca. Si segnala che in essi le due sezioni del fondo comunale sono descritte separatamente come complessi di primo livello. Inoltre nell'inventario della parte preunitaria è descritta anche la documentazione dello stato civile napoleonico che in SIUSA si trova nel fondo Stato civile del Comune di Umbertide. Per tale ragione i dati delle presenti schede possono non corrispondere con quelli inventariali. Ogni altra eventuale discrepanza è dovuta comunque ai diversi criteri di descrizione utilizzati.