Comune di Putignano

Cosicché l'archivio veniva ordinato secondo due criteri: il cronologico che veniva applicato al materiale cartaceo, e quello per materia che veniva riservato al materiale pergamenaceo.
Nel 1678 fu operato un nuovo riordinamento, che in sostanza si attenne al precedente intervento del 1659, e fu prodotta una nuova inventariazione.
Nel 1763 Andrea Luisi e Giambattista Castellana «deputati specialmente eletti da questa magnifica Università» provvidero a redigere un nuovo inventario dalla cui lettura si evincono informazioni riguardanti la sistemazione dei locali d'archivio e le prassi seguite per la conservazione degli atti.
Interessante appare soffermarsi sulla cura che gli amministratori dell' 'Universitas' riponevano nei confronti del materiale pergamenaceo: era riposto in un cassetto chiuso a chiave all'interno dell'armadio più grande. Tuttavia, dalle descrizioni contenute nell'inventario si deduce che veniva operata una diversa valutazione dell'importanza attribuita al materiale archivistico: c'erano carte ritenute importanti, altre ritenute trascurabili. A testimonianza di ciò si vedano le descrizioni sommarie degli atti «del secolo passato ed antepassato», i quali giacciono nello «stepo a canto del pozzo, laceri, corrosi e per l'umido <in>intelligibili».
Nel 1862 l'archivio subì una nuova inventariazione ad opera del notaio putignanese Michelangelo Morea, il quale impiegò tredici sedute, tra il 24 marzo ed il 13 settembre, per portare a termine le operazioni. L'intervento del Morea non apportò alcuna modifica alla struttura dell'archivio [cfr. ANTONIO D'ITOLLO, I più antichi documenti del Libro dei Privilegi dell'Università di Putignano (1107-1434), Società di Storia Patria per la Puglia, Bibliografie e Fonti Archivistiche, VIII, Bari, Editrice Tipografica, 1989, pp. VII e ss.].
Il 24 luglio 1950, la Soprintendenza archivistica di Napoli, durante una verifica dell'archivio del Comune di Putignano, riscontrava che i locali adibiti ad archivio erano sì idonei, ma insufficienti ad accogliere l'intero complesso documentario; rilevava altresì un buono stato di conservazione ed un discreto stato di ordinamento dei documenti, benché mancasse un'inventariazione completa ed aggiornata. Purtroppo non potette non constatare che l'archivio aveva subito dispersioni. L'ispettore della Soprintendenza napoletana, analizzando le consistenze riportate negli inventari sei e settecenteschi congetturò dovessero mancare circa duecento buste, sottratte o scartate inconsultamente tra il 1800 ed il 1870.
Nel 1963 la documentazione fu riordinata e venne redatto un inventario in due volumi (I parte anni 1316-1870; II parte anni 1870-1955), dal quale emerse che tutta la documentazione risultava classificata secondo il Titolario Astengo, emanato dalla circolare del Ministero dell'Interno n. 17100/2 del 1 marzo 1897. Evidentemente, l'organizzazione data dal Titolario ministeriale fu applicata retrodatandola a tutta la documentazione.
Nel 1966 la Soprintendenza archivistica per la Puglia constatava che l'inventario comprendeva solo una parte del complesso archivistico. In più, metteva in evidenza che gli atti fino al 1956 risultavano ben ordinati e conservati mentre quelli successivi, sebbene ugualmente ben ordinati e conservati, non godevano di una sistemazione soddisfaciente.
Nel 1984 il Comune istituiva la "Sezione separata d'archivio" (ai sensi dell'art. 30 lett. c del decreto del Presidente della Repubblica n. 1409 del 30 settembre 1963) con delibera della Giunta municipale n. 1244 del 18 ottobre1983 e del Consiglio comunale n. 93 del 12 aprile 1984.
Purtroppo, la situazione precipitava nel 1985 quando la Soprintendenza archivistica accertò l'inidoneità, per quantità, dei locali d'archivio e delle scaffalature ed il pessimo stato di conservazione delle carte, quest'ultimo dovuto al temporaneo trasferimento del materiale documentario in altri locali, a causa della ristrutturazione che in quel periodo interessava la sede normalmente adibita ad archivio. Il quadro appariva preoccupante: «gli atti giacciono - così riferiva l'ispettore - ammucchiati sul pavimento in parte ed in parte conservati disordinatamente sulle scaffalature». Pure, durante il trasloco gli atti inventariati si erano frammisti a quelli non inventariati.
La condizione in cui versavano le carte, non fatte ancora rientrare nei locali adibiti ad archivio, non migliorava nel 1988 anzi: la documentazione dell'archivio storico risultava mischiata a quella dell'archivio di deposito, atti sciolti si presentavano sparsi sul pavimento e la documentazione fuoriuscita da fascicoli aperti.
Nel 1989 venivano portati a termine i lavori di riordinamento del complesso documentario (ancora non accolto negli idonei locali destinati nel Palazzo municipale) dalla Cooperativa "Proposta" di Putignano giusta convenzione stipulata in data 17 maggio 1985 tra la stessa cooperativa ed il Comune di Putignano, ai sensi della legge regionale n. 34 del 24 novembre 1982.
Nel 2005, l'archivio storico del Comune di Putignano fu trasferito presso la Biblioteca comunale.
Nel 2007 è stato realizzato dalla Newdata s.r.l. il progetto di "Riordinamento, inventariazione e pubblicazione on line degli strumenti di ricerca relativi agli archivi comunali e d'impresa delle Puglie" e proposto dai comuni di Putignano e Noci, finanziato con fondi APQ 2005 dalla Regione Puglia.