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Estremi cronologici: sec. XII - 2020
Consistenza: Unità 5196: pergg. 247, voll. 5, regg. 907, bb. 3181 ca., cartella 1, scatoloni 315 ca., regg, bb., cc., pacchi e scatolini, ml 524 ca., scatoloni mc 16 ca.
Storia archivistica: I dati sono stati aggiornati da Marco Di Marco in occasione del sopralluogo effettuato in data 23 settembre 2020 nell'ambito delle attività di censimento degli archivi di enti pubblici, realizzato nel 2020 dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche con finanziamento della Direzione generale archivi. In tale occasione è stata compilata una scheda, corredata da un elenco sommario di parte della documentazione.
L'archivio comunale di Sant'Elpidio a Mare è un complesso documentario di notevole interesse conservando materiale pergamenaceo e cartaceo a partire dal sec. XII (gli atti più antichi, secc. IX e X, ed alcuni altri, sono in copia), nel corso degli anni ha subito diversi interventi di riordino e rimaneggiamento.
Da un indice del 1815, compilato da rappresentanti del comune, a seguito di un riordino effettuato nel medesimo anno, si evince che l’archivio fosse stato ordinato in base a quindici titoli, nell'indice manca la descrizione dell'archivio segreto, composto da diplomi e da documenti vari; tale nucleo di documentazione è stato sempre considerato nel tempo come una entità distinta dal resto del fondo comunale, anche nella sua collocazione fisica. Nel 1861 il Sindaco incaricò il segretario comunale Innocenzo Cinagli di sistemare l'archivio comunale, in tale occasione l'archivio fu organizzato in quattro frazioni. La prima frazione era costituita dall'archivio segreto, la seconda da atti dal 1387 al 1815, la terza, denominata "Camerlenghi" o "Ruoli di esigenza" (1402-1860), comprendeva documentazione contabile, mentre la quarta riuniva gli atti dal 1816 al 1860. La versione definitiva di questo impianto si avrà con l'intervento di Tommaso Medaglia, applicato presso l'ufficio di stato civile e statistica, negli anni 1869-1870.
Nel 1871 l'archivista comunale Luigi Marinelli estrapolò dalle carte del 1860 quei documenti che a suo parere ricoprivano una importanza polito-amministrativa tale da dover essere isolati in un nucleo distinto. In due buste a parte sistemò le cosiddette carte riservate e in un'altra busta documenti costituiti per lo più dai decreti emanati dal Commissario Lorenzo Valerio.
Nel 1970 Bandino Giacomi Zenobi compilò un inventario dei documenti dell'archivio storico, distinguendo l'archivio segreto dal fondo amministrativo, intendendo per tale fondo le serie formanti la seconda, terza e quarta frazione dell'inventario Medaglia del 1870. Sulla base dell'inventario compilato dal Zenobi, nel 1997 l'amministrazione comunale istituì la separata sezione d'archivio, trasferendo il materiale da un locale interno alla Direzione didattica statale, in via Prati n.1, in cui era conservato, ai locali presso l'Assessorato alla cultura. Nell'anno 2003 l'archivio storico è stato collocato nella nuova sede di viale Aldo Moro, dove tutt'ora si conserva.
Tra il 1999 e il 2005 è stato completato da parte di Simonetta Serrani, Istruttore direttivo Archivio storico e Biblioteca comunale del comune di Sant'Elpidio a Mare, un riordinamento che ha interessato la parte preunitaria dell’archivio storico comunale, oltre ad alcuni registri delle deliberazioni del Consiglio, della Giunta, del Podestà e del Commissario Prefettizio dal 1863 al 1950; al termine dell’intervento è stato redatto un inventario del fondo sistemato.
Gran parte dell’archivio di deposito del Comune di Sant'Elpidio a Mare, a partire dal 2008, con diversi trasferimenti, è stato preso in carico da una ditta di outsourcing; questa documentazione non è mai stata ordinata né inventariata.
Nel corso del sopralluogo del 23 settembre 2020, è stata rilevata ulteriore documentazione, in parte sommariamente ordinata ma priva di strumenti di ricerca, presso il seminterrato del palazzo municipale e in un garage comunale attiguo, presso gli uffici Lavori pubblici e patrimonio e Assetto e tutela del territorio e nella sede dell’archivio storico comunale.
Ulteriore documentazione priva di ordinamento e di difficile individuazione e quantificazione, in parte conservata in scatoloni tale da rendere impossibile un rilievo puntuale, è stata rilevata presso la chiesa di San Francesco e nei sotterranei della chiesa di San Michele.
Nel 1970 Bandino Giacomi Zenobi compilò un inventario dei documenti dell'archivio storico, distinguendo l'archivio segreto dal fondo amministrativo, intendendo per tale fondo le serie formanti la seconda, terza e quarta frazione dell'inventario Medaglia del 1870. Sulla base dell'inventario compilato dal Zenobi, nel 1997 l'amministrazione comunale istituì la separata sezione d'archivio, trasferendo il materiale da un locale interno alla Direzione didattica statale, in via Prati n.1, in cui era conservato, ai locali presso l'Assessorato alla cultura. Nell'anno 2003 l'archivio storico è stato collocato nella nuova sede di viale Aldo Moro, dove tutt'ora si conserva.
Tra il 1999 e il 2005 è stato completato da parte di Simonetta Serrani, Istruttore direttivo Archivio storico e Biblioteca comunale del comune di Sant'Elpidio a Mare, un riordinamento che ha interessato la parte preunitaria dell’archivio storico comunale, oltre ad alcuni registri delle deliberazioni del Consiglio, della Giunta, del Podestà e del Commissario Prefettizio dal 1863 al 1950; al termine dell’intervento è stato redatto un inventario del fondo sistemato.
Gran parte dell’archivio di deposito del Comune di Sant'Elpidio a Mare, a partire dal 2008, con diversi trasferimenti, è stato preso in carico da una ditta di outsourcing; questa documentazione non è mai stata ordinata né inventariata.
Nel corso del sopralluogo del 23 settembre 2020, è stata rilevata ulteriore documentazione, in parte sommariamente ordinata ma priva di strumenti di ricerca, presso il seminterrato del palazzo municipale e in un garage comunale attiguo, presso gli uffici Lavori pubblici e patrimonio e Assetto e tutela del territorio e nella sede dell’archivio storico comunale.
Ulteriore documentazione priva di ordinamento e di difficile individuazione e quantificazione, in parte conservata in scatoloni tale da rendere impossibile un rilievo puntuale, è stata rilevata presso la chiesa di San Francesco e nei sotterranei della chiesa di San Michele.
Descrizione: Il fondo del Comune di Sant’Elpidio a Mare si articola nelle seguenti sezioni: Archivio Segreto (sec. XII-1907, pergg. 247, voll. 5, regg. 4, bb. 12, cartella 1); Preunitario (1387-1860, con alcuni atti fino al 1893, regg. 841, bb. 169); Postunitario (1861-2020, regg. 62, bb. 3000 ca., scatoloni 315 ca., regg, bb., cc., pacchi e scatolini ml 524 ca., scatoloni mc 16 ca.).
Ordinamento: Individuazione delle sezioni e delle serie, per la parte descritta nell’inventario del 2005.
Strumenti di ricerca:
Marco Di Marco, Comune di Sant'Elpidio a Mare e fondi aggregati. Scheda per la rilevazione dei dati del SIUSA
Simonetta Serrani, Comune di Sant'Elpidio a Mare. Inventari dell'archivio storico e dei fondi aggregati
Strumenti di ricerca interni al fondo: Rubricelle dell’archivio segreto (1771-1839, regg. 2); Rubricelle delle deliberazioni consiliari (1810-1860, reg. 1); Rubricelle delle posizioni d’archivio (1815-1871, regg. 5); Rubricelle delle deliberazioni del Consiglio (1861-1954, regg. 7); Rubricelle delle deliberazioni della Giunta (1901-1954, regg. 4); Rubricella delle deliberazioni del Podestà (1927-1930, reg. 1); Rubricelle delle posizioni d’archivio (1871-1950, regg. 6).
La documentazione è stata prodotta da:
Comune di Sant'Elpidio a Mare
La documentazione è conservata da:
Comune di Sant'Elpidio a Mare
Fonti:
"Indice alfabetico", a cura di T.MEDAGLIA, 1869-1870
"Indice dell'Archivio comunale a tittol il 21 sett.1860", a cura di T.MEDAGLIA, impiegato comunale, 1869-1870
"Rubricella di tutto il contenuto dell'Archivio Segreto della Comunità di S. Elpidio", a cura di V. COTOLONI, S. Elpidio a Mare, 1777
Bibliografia:
Archivi storici, biblioteche, musei comunali delle Marche: strumenti e risultati di un censimento, anno 1981, Ancona, Regione Marche, Giunta regionale, Assessorato alla cultura, 1992
Gli archivi storici dei comuni delle Marche. Indici degli inventari, a cura di V. CAVALCOLI ANDREONI, Ostra Vetere 1986
E. LODOLINI, Gli archivi storici dei comuni delle Marche, in Quaderni della rassegna degli Archivi di Stato, 6, Roma, Istituto grafico tiberino, 1960
F. FILIPPINI - G. LUZZATTO, Archivi marchigiani, in ’Atti e memorie della Deputazione di storia patria per le Marche, (nuova serie), 7, Ancona, 1912
Redazione e revisione:
CG, 1993-03-19, prima redazione
Di Marco Marco, 2020/09/23, integrazione successiva
Zen Luca, 2021/04/28, supervisione della scheda
Modalità di consultazione:
A richiesta, rivolgendosi ai responsabili dell'ente.
