Comune di Monteleone di Fermo

Nello stesso anno, in risposta alla circolare emanata dal Ministero dell'Interno (23.5.1906 n. 8900/22) il comune (con nota del 22/09/1906) afferma che l'archivio <<comprende n. 1 volume di verbali del consiglio del 1672, n. 17 volumi cli dazi e gabelle dal 1700 al 1860, n. 4 di tabelle e bilanci consuntivi dal 1816 al 1848, n. 33 di corrispondenza varia dal 1812 al 1860; un liber diversorum del 1400 ed inoltre documentazione della prima metà del secolo XIX (leggi e manifesti, cause economiche, acque strade, ruoli di riscossione, statistiche e miscellanee, atti del consiglio provinciale)>>. Il comune di Monteleone quindi, assieme a quello di Monsampietro Morico e a quello di Montemonaco, rappresenta uno tra i soli tre comuni della provincia di Ascoli Piceno che hanno depositato il proprio inventario tra gli anni 1875-1938 (SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL LAZIO, L'UMBRIA E LE MARCHE, Gli archivi storici..., cit., 1960, p. 11, nota 11).
Nell'articolo di F. Filippini e G. Luzzatto (Archivi marchigiani, in "Atti e memorie della Deputazione di Storia Patria per le provincie delle Marche", n.s., vol. VII, 1911-12, Ancona, 1912, p. 441) conseguente alla rilevazione archivistica comunale effettuata nei primi anni dei [!] questo secolo, risulta che l'archivio comunale è collocato <<in uno scaffale dell'ufficio di segreteria, tenuto con cura ed in buono stato di conservazione. Ma non comprende che alcuni istrumentari dei sec. XVI e XVII ed un catasto del 1583. Del sec. XV non si conservano che alcuni frammenti di registri notarili. Di pergamene non vi è più alcun esemplare>>.
Nel 1952 una nota del comune alla Soprintendenza per il Lazio, l'Umbria e le Marche descriveva il 1740 come data iniziale degli atti, la consistenza in buste e mazzi in 250 unità, definiva <<assenti>> i mezzi di corredo e <<pessima>> la sicurezza del locale in cui era conservato l'archivio.
Dopo ripetuti richiami della Soprintendenza, che nel 1956 accerta (ispezione sig. Giuseppe Morichetti, direttore dell'Archivio di Stato di Ascoli Piceno) che l'intero archivio storico è ammassato in pessime condizioni di conservazione, l'amministrazione comunale comunica di avere trasferito l'archivio in un locale idoneo e di aver commissionato le scaffalature per la sua definitiva sistemazione.
Dalla pubblicazione di Elio Lodolini del 1960 la documentazione descritta dal Luzzatto risulta ancora esistente, affiancata da altra attribuibile a diverse serie archivistiche (SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL LAZIO, L'UMBRIA E LE MARCHE, Gli archivi storici ..., cit., p.77. Le serie descritte sono: Parlamenti e consigli 1646-1655 e 1753-1779 voll. 2; Lettere e ordini dei Superiori, 1643-1808, vol. 1; Copie, 1642-1652, reg. 1; Transatti 1708-1739, vol. 1; Stato civile, periodo napoleonico 1808-1815, regg. 43; Carteggio 1740-1876, bb.136).
Da un'ispezione successivamente condotta a cura della Soprintendenza nel 1966 risultano rilevate n. 23 serie archivistiche; il documento più antico conservato il catasto del 1583; gli atti di amministrazione per categorie comprendono 136 buste. Tale materiale è elencato in un ordine progressivo in un inventario prodotto dal sindaco Luigi Fedeli nel 1903 e riferito agli anni 1891- 1903, iniziando dall'anno 1740, fino all'anno 1876. Sono presenti molte lacune rispetto al materiale già individuato, specialmente per la parte dal 1740 al 1877. Sono elencati inoltre due registri di nascite dal 1808 al 1815 e 14 registri di morti dello stesso periodo.
Un primo inventario analitico si deve al prof. Bandino Giacomo Zenobi, allora Soprintendente Archivistico per le Marche, il quale nel 1970 descrive materiale documentario dal 1566 (<<!strumenti e trasatti>>) al 1927; sulla base di tale inventario l'amministrazione comunale provvede ad istituire con delibera la <<separata sezione d'archivio>> ai sensi dell'art. 30 del d.p.r. 1409/63.
A partire dal 1970 l'archivio viene rimosso ad opera dell'amministrazione dalla sede in cui si trovava e collocato in locali posti in una abitazione ad uso privato (destinata a persone psichicamente inferme) sita in via Leopardi.

L'archivio comunale dal 1992 al 1998. L'intervento di riordino:
Nel corso dell'ispezione condotta nel 1992 dalla scrivente l'ambiente risultava privo dei minimi requisiti di idoneità e sicurezza; le condizioni di sporcizia e fatiscenza degli elementi edilizi e delle attrezzature avevano causato un deterioramento gravissimo ed intollerabile del materiale documentario, nel quale si erano accentuati anche i precedenti danni da umidità ed incuria dei secoli passati ed evidenziati già dallo stesso Zenobi nella relazione per la Soprintendenza del maggio 1970. Si rendeva urgentissimo un intervento di recupero, che comprendesse innanzitutto la rimozione del materiale documentario, e quindi le necessarie operazioni di spolveratura, di bonifica, disinfezione e disinfestazione. Ciò fu rapidamente attuato, ed al termine di tali operazioni l'archivio è stato trasferito presso i locali di riordino della Soprintendenza, al fine di essere riordinato.
All'avvio dell'intervento di riordino, le buste apparivano in una grave situazione di disordine: alcune erano gravemente deteriorate, il contenuto era fuoriuscito e andato disperso, ma sui dorsi delle buste si rinvenivano segnature ricollegabili a precedenti sistemazioni; anche all'interno si riscontrava un certo ordine nella sistemazione dei fascicoli. Appariva subito chiaro che l'archivio era disposto grosso modo secondo il criterio ordinatore dell'inventario 1912, l'impianto del quale era stato rispettato anche dall'inventario Zenobi.
Presso la Soprintendenza il materiale archivistico veniva anzitutto identificato e separato dal materiale bibliografico di tipo amministrativo-giuridico ad esso frammisto (es. La <<Collezione Celerifera>>, il <<Giornale militare ufficiale>> ecc.); si provvedeva quindi alla schedatura complessiva delle unità archivistiche anteriori al 1957 (per la maggior parte recuperate nella sede sopradescritta ed in parte rinvenute successivamente nella sede comunale o in un magazzino nelle adiacenze della medesima) ed alla ricostituzione delle serie e degli accorpamenti di provenienza; successivamente, al condizionamento in cartelle nuove ed alla numerazione definitiva. L'operazione complessiva è stata condotta a cura della scrivente a titolo gratuito e nell'ambito delle proprie competenze istituzionali, a partire dall'anno 1990. Ci si è avvalsi, nella fase preliminare di schedatura, della collaborazione degli allievi del <<Corso professionale per Archivisti-conservatori>>, organizzato dall'Assessorato alla Formazione Professionale della Regione Marche, le cui previste ore di stage sono state dedicate a tale specifico progetto. L'intervento di riordino si è protratto nel tempo anche a seguito di continui e nuovi ritrovamenti di materiale documentario segnalati dall'amministrazione comunale in altre sedi dell'ambito comunale e prontamente recuperato. Alla sistemazione fisica finale del materiale ed alla sua definitiva numerazione ha collaborato anche la collega della Soprintendenza sig. Antonella Russo, Aiuto-bibliotecario.
L'amministrazione ha provveduto a destinare alla separata sezione d'archivio un ampio locale ristrutturato, posto nel sottotetto della sede comunale in via Garibaldi. Il locale, dell'ampiezza di 60 mq. ca., ha le pareti spioventi ed è dotato di due finestre schermate a tetto; è adiacente ad una piccola sala destinata a biblioteca e a convegni. È stato dotato di idonea scaffalatura metallica con ante a vetro (in totale 10 pianetti doppi perimetrali, a cui recentemente si sono aggiunte scaffalature centrali) e degli impianti anti-intrusione e di sicurezza prescritti dalle norme. Ciò è stato anche possibile in virtù di un finanziamento concesso dalla Regione Marche, Centro per i beni culturali, nel 1991 (Legge Regionale n. 39/87), sulla base del quale l'amministrazione comunale ha deliberato un impegno di spesa per l'acquisto delle nuove cartelle, per le operazioni di sistemazione dell'archivio e per l'installazione di un impianto antifurto. Già nel biennio 1989-1990 la Regione Marche aveva concesso un finanziamento, finalizzato all'archivio, della somma di L. 10.000.000. Nel 1998, a seguito dell'adozione del Piano Speciale Archivi da parte della Regione Marche, è stato concesso un contributo per il restauro conservativo di alcuni registri; le relative operazioni sono attualmente in corso.
Attualmente la civica amministrazione non ha risolto completamente il problema dell'archivio, che necessita di nuovi e più ampi spazi per la conservazione del materiale prodotto successivamente al 1956 (attualmente conservato in un locale a pianterreno, su vetusta scaffalatura lignea), ma ha certamente fatto un passo avanti per il recupero del suo pur esiguo patrimonio documentario.
Nel corso dell'intervento di riordino sono stati rinvenuti diversi strumenti di corredo dell'archivio (per una descrizione analitica, cfr. la busta n. 67 della serie <<Atti di amministrazione e corrispondenza>>); in particolare i seguenti sono stati utili a rintracciare gli ordinamenti originari:
- 1903, " Inventario con sommaria descrizione delle carte", redatto dall'allora sindaco V. F. Felici;
- 1912, "Inventario dell'archivio comunale di Monteleone di Fermo." Elenca n. 300 volumi e buste dall'anno 1400 all'anno 1912. La struttura dell'ordinamento appare <<a serie chiuse>>, con la corrispondenza di ciascun singolo anno, elencata e numerata prima della documentazione contabile e, a partire dal 1896, di quella che si riferisce alla corrispondenza relativa al giudice conciliatore.
Dal 1829 al 1861 l'inventario descrive genericamente la maggior parte delle buste come <<Amministrazione pubblica>> e non è stato possibile rinvenire elementi che giustificassero uso di titolari o di sistemi di classificazione della corrispondenza. Dal 1870 al 1898 l'archiviazione diviene su base annuale e viene impostata una classificazione di 12 titoli, che sono stati appunto ricostruiti sulla base anche dell'inventario del 1912. I titoli sono suddivisi in <<rubriche>>, che dal 1873 prendono il nome di <<fascicoli>>.
Dal 1898 l'amministrazione comunale adotta il titolario diviso in 15 categorie, come previsto dalle Istruzioni contenute nell'Allegato alla circolare del Ministero dell'Interno n.1700/2 [!] del 1/03/1897.
Nonostante il carattere scarsamente <<scientifico>>, secondo i parametri attualmente in vigore, dell'ordinamento che ha prodotto l'inventario del 1912 (nelle buste sono presenti atti non sempre omogenei dal punto di vista documentario, e non è sempre possibile comprendere le ragioni della successione delle unità di condizionamento), in sede di riordino si è deciso di rispettare tale sistema, in quanto è sembrato più aderente alla sistemazione originaria delle carte ed inoltre rispondente al consolidato inventario Zenobi. L'inventario ha carattere sintetico in quanto, a causa dello scarso tempo a disposizione, non si è giunti, tranne nel caso della documentazione di antico regime, alla descrizione analitica delle unità archivistiche. Si tenga presente inoltre l'esiguità dell'archivio, a causa sia della limitata autonomia di cui il comune ha storicamente goduto, elemento, questo, che ha comportato l'accentramento di molte funzioni e delle relative magistrature (e con esse, quella della documentazione prodotta) presso il comune dominante, cioè Fermo, sia a causa delle numerose dispersioni del materiale documentario.

Altri fondi archivistici:
Nell'occasione del distacco di S. Elpidio Morico nel 1893 il comune di Monteleone consegnò al comune di Monsampietro le carte di pertinenza, come risulta dall' inventario dell'archivio comunale di Monsampietro Morico firmato dal podestà Leo Pieretti e depositato presso la Soprintendenza Archivistica per le Marche, in cui compaiono descritte <<Carte vane e descrizione di quelle consegnate dal comune di Monteleone di Fermo>> (s.d.). L' archivio comunale di Monsampietro Morico risulta gravemente depauperato, per la parte storica, a seguito di un terremoto il 3 ottobre 1943. Ciò che resta dell'archivio di S. Elpidio Morico risulta conservato presso il comune di Monsampietro Morico.
L'archivio notarile comunale, compreso nell'archivio notarile sussidiario di Fermo, è stato versato nell'Archivio di Stato di Ascoli Piceno, Sezione di Fermo. Nello stesso Istituto è conservato anche un registro di cc. non num. proveniente dalla locale Chiesa parrocchiale contenente gli <<Offizi generali, e le messe, che si celebrano dai rispettivi Parochi [!], e da ciascun Sacerdote per le Anime del Purgatorio coll'elemosine provenienti dalla questua.>> (1804- 1876).

L'archivio comunale di Monteleone di Fermo: l'Intervento di riordino del 2003:
A seguito del ritrovamento nel gennaio 2002 di consistente documentazione presso la cantina della casa comunale utilizzata dal medico condotto e presso altro locale dell'attuale ostello, si è reso necessario verificare la tipologia del materiale documentario recuperato e, una volta riordinato, reinserirlo in archivio, nelle serie di appartenenza. In tale occasione si è provveduto anche al versamento nella "separata sezione" della documentazione fino al 1961, conservata nell'archivio di deposito.
Trasferita nella sala convegni posta all'ultimo plano del palazzo comunale in via Garibaldi n. 9, la documentazione è stata accuratamente spolverata e schedata. Si è potuto così verificare che il materiale apparteneva a serie differenti e che era stato prodotto anche da altri enti (archivio dell'E.C.A., del Patronato scolastico e dell'Ufficio di Conciliazione).
A tale materiale si aggiungeva anche una cospicua quantità di materiale bibliografico (Antichità picene dell'abate Colucci, la raccolta di Leggi e Decreti, ed altre pubblicazioni a stampa, che è stato isolato, catalogato e che andrà ad incrementare la istituenda biblioteca comunale.
Il ritrovamento si è rivelato importante: basti pensare che si sono recuperati gran parte dei registri di delibere del Consiglio Comunale, Giunta e Podestà che erano stati descritti dallo Zenobi nell'Inventario del 1970, ma che la dott.ssa Cavalcoli segnalava mancanti nella sua relazione; si è ricostituita in parte la serie dei protocolli della corrispondenza dal 1940: nell'inventario Cavalcoli, infatti, sono descritti nella serie VIII- atti di amministrazione e corrispondenza solo 4 registri (1866-1869).
Contemporaneamente alla schedatura si è selezionata la documentazione da proporre alla Soprintendenza Archivistica per lo scarto: sulla base del massimario di scarto per la documentazione comunale si è redatto l'elenco di quel materiale per il quale non è prevista la conservazione perpetua.

Intervento 2020:
Dal portale archivistico SIUSA risulta che nel 2005 la dott.ssa Valentina Zega ha revisionato l'inventario dell'Archivio storico di Monteleone di Fermo nel portale on-line, basandosi sull'Elenco di Zenobi del 1970 e sull'Inventario sommario della Cavalcoli del 1998.
Nel 2019 la Era Società Cooperativa viene incaricata dal Comune di Monteleone di Fermo di dare corso al Progetto di intervento sull'Archivio storico comunale, finalizzato sia al riversamento su Archimista dell'Inventario della dott.ssa Cavalcoli del 1998 e dell'Integrazione della dott.ssa Serrani del 2003 sia alla schedatura, riordino e inventariazione del materiale archivistico afferente agli anni 1962-1980 (252 pezzi).