Comune di Palermo

Tale regola fu confermata e precisata dallo stesso re Federico coi capitoli del 3 novembre 1330 sull'Ufficio dei Giurati. In seguito a petizione della stessa città, il monarca dispose che i privilegi dovessero custodirsi all'interno di un'arca nel Tesoro o Archivio cittadino. La cassa doveva essere assicurata con quattro chiavi, da affidarsi una al Pretore, una al giudice "legista" (esperto di diritto), la terza al senatore Priolo (o Priore, carica ricoperta a turno per due mesi da ciascuno dei sei Senatori), e la quarta, infine, ad un cittadino "bene opinato". A turno i Senatori, all'occorrenza, potevano fare le veci del Pretore.
La cassa poteva aprirsi solo con la loro contemporanea presenza.
Non sembra tuttavia che le disposizioni del 1320 e 1330 siano state scrupolosamente osservate, se da vari documenti abbiamo notizia di altre sedi individuate per la conservazione della più importante documentazione cittadina: parecchi anni dopo ritroviamo i privilegi ancora nel monastero del Salvatore, poi nella Cattedrale, poi nel Tesoro del Banco; finchè sembrano trovare sistemazione definitiva nella nicchia posta sotto la statua dell'Immacolata nella sala delle riunioni del Senato (Sala gialla) nel Palazzo di Città. Qui rimasero fino al 1866, quando, in seguito alla rivolta popolare detta del "Sette e mezzo", furono dati alle fiamme sulla pubblica piazza, proprio davanti il Palazzo civico.
Solo una settantina si salvarono, i quali, sigillati in una cassetta di mogano furono consegnati all'Archivio storico nel 1868 e qui ancora si trovano, nel Tabulario.
Questa la storia archivistica dei privilegi, sempre ritenuti, per la loro importanza, meritevoli di custodia particolare. Per ciò che riguarda tutta l'altra imponente documentazione che costituisce il resto dell'Archivio, le vicende conservative sono state differenti.
I volumi del Maestro Notaro e quelli della Curia di Baiulazione o Corte pretoriana furono sempre conservati nella Casa di Città, sotto la vigilanza del capo del governo cittadino. Quando, nel 1463, fu edificato l'attuale Palazzo civico, la stanza destinata ad archivio fu un ampio vano al pianterreno, sul cui architrave fu incisa l'iscrizione, ancor oggi leggibile a ricordo dell'antica destinazione del luogo: "Acta sancte scribenda sunt et fideliter conservanda".
Questo fu considerato l'Archivio centrale del comune fino al 1866, quando furono acquisiti dall'Amministrazione comunale i locali dell'ex convento di San Nicolò da Tolentino per concentrarvi la documentazione sparsa in vari luoghi.
Infatti, le carte dei vari uffici, la cui mole si era enormemente accresciuta nel corso degli anni, e che pertanto non avevano trovato posto in quella stanza, erano state conservate, o altrove nello stesso Palazzo o in luoghi diversi: nel convento di San Domenico i libri del Banco comunale; in un magazzino del vicolo Paternò gli antichi registri del Maestro Razionale e della Colonna annonaria; nell'edificio di fronte al monastero di S. Caterina si trovavano i volumi della Deputazione di Nuove Gabelle; e molti altri stavano ammassati in un magazzino alla Kalsa.
Evidentemente, si trattava di una dispersione che minacciava l'integrità delle carte.
E così, nel 1865, mentre era sindaco Antonio Starrabba, marchese di Rudinì, si pose il problema del reperimento di un luogo idoneo, sia per ampiezza, sia per la vicinanza al palazzo di Città, a contenere tutte le antiche carte del Comune. Per la rispondenza a queste caratteristiche, fu individuato l'ex convento di San Nicolò da Tolentino, del quale il Sindaco chiese al governo, e ottenne, l'occupazione temporanea. Quindi, approvata la legge 7 luglio 1866, n. 3096, il convento fu inserito fra i locali delle soppresse corporazioni religiose di cui il Comune, in forza di tale legge, poteva ottenere la concessione.
In seguito a concorso, divenne Direttore dell'Archivio Generale il giovanissimo (appena ventunenne) Fedele Pollaci Nuccio, esperto in diplomatica greca e latina, archivista e paleografo di valore.
A lui si deve il primo e fondamentale ordinamento delle carte comunali. A questo incarico, affidatogli dal Sindaco, attese con solerzia fin dalla sua nomina a Direttore (1865). Nel 1872 espone i risultati del lavoro in una lunga e dettagliata relazione al Sindaco di Palermo, dal titolo Dell'Archivio Comunale, suo stato, suo ordinamento, che venne data alle stampe.
Egli distinse all'interno dell'enorme mole di documentazione (i frammenti più antichi risalgono alla fine del Duecento. I registri, con continuità, iniziano dal Trecento), due grandi sezioni: l'Ufficio diplomatico e l'Ufficio amministrativo. I criteri di tale suddivisione sono chiariti dallo stesso Pollaci: "Abbiamo compreso nel primo (Ufficio diplomatico) quegli archivi che contengono i documenti relativi all'esercizio dei poteri che il Senato di Palermo possedette fin dai tempi più remoti; comprendemmo nel secondo (Ufficio amministrativo) quelli attinenti all'amministrazione diretta del patrimonio della città o dei cittadini". Anche se - precisa- "l'Ufficio amministrativo è collegato strettamente per natura col diplomatico, del quale può a diritto considerarsi come il compimento e l'effettuazione". La documentazione relativa all'Ufficio Diplomatico è ordinata, ad esclusione delle serie Corrispondenza e Segreteria generale.
L' Ufficio Amministrativo risulta ordinato solo in parte, ma deve comunque essere ancora oggetto di una accurata ricognizione.